Inden du indleder et samarbejde med en virksomhed, kan det være en god idé at indgå en skriftlig aftale, hvor I bliver enige om rammerne for projektet. Husk også at få din vejleder på AAU til at godkende din projektsamarbejdsaftale for at sikre, at projektet er studierelevant og lever op til de krav, der er beskrevet i studieordningen.

Samarbejdsaftalen handler om fagligt indhold og skal ikke forveksles med en hemmeligholdelses- og rettighedsaftale.

Husk, at en del af målet med projektet er, at du skal til eksamen. Virksomheden kan have nogle ønsker, som I ikke kan opfylde inden for rammen af jeres projekt. Her kan du blive nødt til at stå fast på et indhold, som passer til det, din studieordning kræver. En god samarbejdsaftale kan gøre, at I ikke kommer til at opleve den situation. Selvom din vejleder ikke er forpligtet til at blande sig i evt. konflikter eller misforståelser mellem din gruppe og virksomheden, er han eller hun en god sparringspartner i sådanne situationer.

Tal med din vejleder om det.

Hvis der er behov for at indgå en formel samarbejdsaftale, kan du evt. bruge AAU's hemmeligholdelses- og/eller rettighedsaftale.

Hvis projektet er fortroligt, kan det være en god idé at lave en hemmeligholdelsesaftale.

Hemmeligholdelses- og rettighedsaftalen skal laves, hvis du fx opfinder noget i forbindelse med dit projekt.

Derfor er den er i langt de fleste tilfælde ikke nødvendig.

Det er ikke et krav, at der skal indgås en hemmeligholdelses- og rettighedsaftale i forbindelse med et studenterprojekt, men det kan selvfølgelig være en god idé med en forventningsafstemning om brug af virksomhedens fortrolige informationer og ejendomsrettigheder til projektets resultater, inden samarbejdet sættes i gang.

Ofte er det virksomheden, der stiller krav om en hemmeligholdelses- og rettighedsaftale i forbindelse med studenterprojektet. Som studerende bestemmer du selv, hvilke vilkår du vil acceptere i en aftale i forbindelse med dit projekt, men det er meget vigtigt at involvere din vejleder på AAU.

• Husk, at målet er, at du skal til eksamen!
• Husk, at du og virksomheden ikke nødvendigvis har samme interesser.
• Vær sikker på, at du forstår aftalens indhold og konsekvenser.
• Forhandl med virksomheden, hvis der er urimelige vilkår i aftalen.
• Vær realistisk med hensyn til de forhandlingsresultater, du kan opnå.
• Hvis aftalen er urimelig, så overvej om du skal have et nyt projekt.
• Diskuter aftalens indhold med fx din vejleder eller erhvervsfolk.
• Husk, at din vejleder er din faglige vejleder og ikke din juridiske rådgiver.
• Søg professionel rådgivning, hvis det er nødvendigt (fx Advokatvagten).
• Husk fortrolighed.
• Et projekt varer kun nogle måneder – en aftale kan plage dig i årevis.

Generelle anbefalinger til en samarbejdsaftale

Der findes en række faldgruber, som man skal undgå, når man indgår aftale om studenterprojekt. Beskrivelsen her er på ingen måde udtømmende. Der kan være mange andre forhold, man skal tage sig i agt for.

Projektet som sådant skal være defineret korrekt og klart afgrænset. Det sikreste vil i mange tilfælde være at udarbejde en grundig beskrivelse af projektet og vedlægge denne som bilag til aftalen. Hvis beskrivelsen er for overordnet eller upræcis, kan det gøre det umuligt at sige konkret, hvad det er parterne skal yde i forhold til hinanden og hvad der er man evt. giver andre rettigheder til.

Det skal fremgå, hvilke oplysninger man skal hemmeligholde, hvis der overhovedet er nogen. En god løsning kan være, at sådanne oplysninger altid nedfældes på skrift, og at virksomheden markerer materialet som ”fortroligt”. Definitionen af fortrolige oplysninger er vigtig. Den skal ikke omfatte oplysninger, der allerede er ude i det offentlige rum og bør som udgangspunkt heller ikke omfatte de studerendes egne projektresultater.

Hvad er det man må eller ikke må med de oplysninger, man modtager? Forretningshemmeligheder må ikke offentliggøres eller videregives til andre. Hvis man inkluderer forretningshemmeligheder i projektrapporten, kan det i praksis betyde, at man misligholder aftalen, hvis man deler rapporten med vejleder og censor, fordi aftalen med virksomheden ofte ikke omfatter universitetet eller censor. Derudover er eksamen betragtet som en ”offentlig handling” på den måde, at eksamensbesvarelser skal være tilgængelige. Studerende der bygger deres projekt på den eksterne parts forretningshemmeligheder, kan dermed få det problem, at de ikke kan gå til eksamen. Løsningen i det tilfælde kan være, at man fra universitetets side lukker eksamen for offentligheden. Det vil indebære, at den mundtlige eksamen lukkes for tilhørere (skulle der komme nogen), og at projektrapporten bliver behandlet som fortrolig. Det har den konsekvens, at rapporten ikke sendes til biblioteket, og at man heller ikke selv må videregive den til andre. Heller ikke til den stolte mor eller bedstefar. Derudover må man heller ikke benytte rapporten i forbindelse med jobsøgning. Hvor længe skal man hemmeligholde oplysningerne? Lov om forretningshemmeligheder siger, at man skal hemmeligholde forretningshemmeligheder, indtil de ikke længere er fortrolige. Denne bestemmelse gælder, uanset om man har indgået en aftale, men det kan være en god idé at aftale en kortere hemmeligholdelsesperiode. Mange oplysninger vil ofte ikke længere betragtes som fortrolige efter 3-5 år, og en aftale med virksomheden om, hvor længe oplysningerne skal holdes fortrolige, kan være udtryk for, hvor længe virksomheden selv vurderer, at det er nødvendigt at hemmeligholde oplysningerne.

En del virksomheder vil kræve at få projektrapporten til gennemsyn netop for at tage stilling til, om rapporten indeholder forretningshemmeligheder. Siger aftalen, at det er ”udkast til rapport”, der skal afleveres, eller er det det færdige produkt? Der findes aftaler, der siger, at den endelige rapport skal afleveres til gennemsyn 6 uger før, den skal afleveres som eksamensprojekt, hvilket kan resultere i en urealistisk kort periode til at udføre projektet og udarbejde en rapport. Det volder naturligvis store problemer for de studerende, som dermed får kortere tid til at gennemføre projektet.

Udgangspunktet med hensyn til rettigheder er, at de studerende har deres egne rettigheder til de resultater, der frembringes. Det kan være rettigheder til den tekst den studerende skriver, til diagrammer, tegninger, modeller, design, patenterbare opfindelser, brugsmodeller og til software, med mindre der er indgået en aftale om andet. Disse rettigheder kan overdrages til den eksterne part helt eller delvist. En mulighed er at overdrage ejendomsretten til resultaterne. En anden mulighed er, at give virksomheden ret til at benytte resultaterne men selv beholde ejerskabet. Uanset løsning har virksomheden altid pligt til at nævne den studerende som ophavsmænd. Mange virksomheder ønsker ejendomsret eller i det mindste brugsret. Skal overdragelsen ske vederlagsfrit eller er virksomheden villig til at betale en rimelig godtgørelse til den studerende? Hvad er en studenteropfindelse værd? Værdiansættelse af immaterielle rettigheder er en videnskab for sig. I de fleste tilfælde får man det, den anden vil give. Det vil sige, at modydelsens størrelse er et forhandlingsresultat og at rimeligheden er den vigtigste faktor.

Kan virksomheden opsige aftalen midt i forløbet? I så fald skal man overveje, om man kan fuldføre projektet uden virksomhedens involvering. Det er en god idé at diskutere forskellige scenarier med vejlederen.

En del aftaler indeholder bestemmelser omkring erstatningsansvar. Hvis man offentliggør virksomhedens forretningshemmeligheder, f. eks ved at projektbeskrivelsen lægges ud på en hjemmeside, kan man risikere at blive holdt ansvarlig. I mange tilfælde vil det være svært for en virksomhed at bevise, at den har lidt økonomisk tab som følge af offentliggørelsen. Alternativet er derfor at indføre bøder. En sådan ordning kan betyde, at den misligholdende part skal betale hver gang hemmeligholdelsesforpligtelsen overtrædes. Bødestørrelsen kan variere fra kr. 50.000 – kr. 500.000. Det skal naturligvis klart anbefales, at man ikke accepterer bestemmelser, der indfører en sådan ordning.

Til sidst vil aftalen nok indeholde en bestemmelse omkring lovvalg og løsning af tvister. Man skal altid sikre sig, at aftalen er underlagt dansk ret. For langt de fleste studerende vil det være komplet umuligt at vurdere sin retsstilling i henhold til udenlandsk ret. Vi har set aftaler vedrørende studenterprojekter, der var underlagt loven i ”the state of Delaware” eller ”Jersey”, som er virksomhedsparadiser. Man skal helst undgå at blive sagsøgt i USA. Tvister skal løses ved de almindelige danske domstole. Voldgift bør ikke være et alternativ, når det gælder studenterprojekter. Mange siger, at voldgift giver en hurtigere behandling, end hvis man vælger domstolssystemet. Det kan være, men i mange tilfælde er det også langt dyrere. En aftale er altid frivillig. Hvis aftalen virker uoverskuelig, kan det bedste alternativ måske være at lade være med at indgå den. Det er bedre at vælge et nyt projekt end at indgå en aftale, der kan give juridiske problemer langt ind i fremtiden. Der findes virksomheder, der ser studenterprojekter udelukkende som ”gratis udviklingsarbejde” og ikke som filantropi.

Projektcasen

Studerende ved Aalborg Universitet har typisk på flere niveauer i uddannelsesforløbet mulighed for at gennemføre et studenterprojekt i samarbejde med en virksomhed, med henblik på at arbejde med avancerede problemstillinger/opgaver i en erhvervsmæssig kontekst og tilegne sig fagets praktiske anvendelse i tillæg til den teoretiske anvendelse.

Virksomheden har måske en case, som virksomheden ønsker at stille til rådighed for de studerende, eller de studerende har måske en idé til en case, som de gerne vil samarbejde med virksomheden om. Det er afgørende at casen har relevans for den studerendes studie og fagligt svarer til den studerendes uddannelsesniveau. Samarbejdet mellem virksomhed og studerende har til formål at generere ny viden og gøre det muligt for den studerende at indfri projektmodulets læringsmål.

I det tilfælde hvor projektforslaget stilles af vejlederen med udgangspunkt i et forskningsprojekt som vejlederen er involveret i, kan der stilles særlige betingelser, for at sikre at studenterprojektet harmonerer med de vilkår, der er knyttet til forskningsprojektet.

For at sikre at den studerende får et godt fagligt udbytte af projektet, anbefales det at projektforslaget har en lang tidshorisont i forhold til anvendeligheden af den nye viden, der frembringes gennem projektet. Det er vigtigt at projektet giver den studerende mulighed for at frembringe ny viden og ikke blot har karakter at ekstra arbejdskraft til igangværende udviklingsprojekter.

Virksomhedens rolle

Virksomheden forventes at stille en virksomhedsvejleder til rådighed for studenterprojektet, som en slags mentor og sparringspartner for de studerende. Denne person skal have kompetencer inden for det pågældende fagområde. Virksomhedsvejlederens opgaver er at sikre, at målet med forløbet opfyldes i så høj grad som muligt ved at påse, at den studerende:

• Beskæftiger sig med en studierelevant problemstilling på et niveau svarende til det semester den studerende befinder sig på. Det skal sikres, at arbejdes art gør det muligt for de studerende at opfylde projektmodulets læringsmål.
• Får støtte og vejledning. Det forventes, at vejlederen bruger rimelig tid ugentligt på vejledning. Det skal dog samtidig pointeres, at den studerende også modtager vejledning fra universitetet, således at det ikke er virksomhedens vejleder, der alene har ansvaret for at vejlede den studerende.

Det enkelte studienævn kan i tillæg hertil have opstillet særlige forventninger til virksomheden i forbindelse med studenterprojektet.

Universitetets rolle

Aalborg Universitet antager i forbindelse med studenterprojektet en rolle som projektvejleder og er også ansvarlig for eksamination af den studerende, som afslutning på projektforløbet. Studenterprojektet involverer en semester- eller fag-koordinator og en projektvejleder, som er ansat ved Aalborg Universitet.

AAU tilstræber en ensartet praksis omkring studenterprojekter på alle studieområder. Studienævnet og vejleder bør informere de studerende om, hvornår studerende kan henvende sig til virksomheder om projektideer for at sikre at henvendelsen går i tråd med de opstillede læringsmål og tidhorisont for studenterprojektet. Studienævnet opfordres til at lave et projektkatalog over de projekt cases de studerende tilbydes på det enkelte semester, for på denne måde at bidrage til at sikre at de studerende får et fagligt relevant projektforløb med virksomheder, som universitetet har gode erfaringer med. Et studenterprojekt i samarbejde med en virksomhed skal godkendes af studienævnet inden projektets start.

Forløbet afsluttes med en individuel, mundtlig eksamen med udgangspunkt i den studerendes projektrapport. Ved eksamen medvirker den studerende, AAU-projektvejlederen, samt censor. Det enkelte studienævn kan beslutte om virksomhedsvejlederen, eller andre relevante virksomhedsrepræsentanter kan medvirke. Eksaminationen foretages af AAU-projektvejlederen, og selve bedømmelsen foregår alene mellem eksaminator og censor.

Vilkår for samarbejde

Det er ikke et krav, at der skal indgås en samarbejdsaftale mellem virksomheden og den studerende i forbindelse med et studenterprojekt, men det kan være en god idé med en forventningsafstemning inden samarbejdet sættes i gang. Der vil gælde en række almindelige principper, der følger af dansk lov, som eksempelvis at den studerende har tavshedspligt om virksomhedens forretningshemmeligheder og at eventuelle immaterielle rettigheder til egne resultater tilkommer den studerende.

Virksomheden vil ofte stille krav om en samarbejdsaftale (hemmeligholdelses og/eller rettighedsaftale) med den studerende i forbindelse studenterprojektet. Studerende er ikke ansatte ved universitetet og bestemmer derfor selv, hvilke vilkår de vil acceptere i en aftale om gennemførelse af et studenterprojekt. Universitetet kan ikke tilbyde de studerende juridisk rådgivning i forbindelse med en studenterprojekt aftale, da de studerende er private personer som ikke er ansatte ved universitet, hvilket betyder at universitetet derfor kan ifalde et rådgiveransvar. En studerende kan ikke med sin underskrift forpligte hverken vejleder/eksaminator eller censor. Både vejleder og censor (uanset om det er en ekstern censor) er ved lov underlagt tavshedspligt om virksomhedens forretningshemmeligheder, jf. Forvaltningslovens § 27, qua deres virke inden for den offentlige forvaltning. Af samme årsag behøver vejleder og censor ikke at underskrive en fortrolighedserklæring for at være forpligtet til at beskytte virksomhedens forretningshemmeligheder.

Hvis virksomheden vurderer, at der er behov for en aftale om studenterprojektets gennemførelse, findes her på siden en aftaleskabelon til brug for studenterprojekter, som er forhåndsgodkendt af universitetet og derfor med fordel kan benyttes i forbindelse med studenterprojekter:

• Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt: Virksomhederne bidrager i mange tilfælde med interessante problemstillinger, produktspecifikationer, data, strategier samt oplysninger om marked og økonomi. Mange ønsker sådanne oplysninger hemmeligholdt. Med det formål at sikre en hemmeligholdelsesforpligtelse i forhold til forretningshemmeligheder, der videregives fra virksomheden til den studerende findes Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt – aftalen findes både på dansk og på engelsk.
• Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt: Da virksomhederne har bidraget med tid og viden til studenterprojektet forventer virksomhederne sædvanligvis at kunne udnytte de opnåede resultater efterfølgende. Den studerende lægger et stort arbejde i projektet og opnår som udgangspunkt selv retten til de resultater, som den studerende frembringer. De fleste studerende vil være indstillet på at virksomheden opnår en fordel i forhold til at kunne udnytte studenterprojektets resultater. I det omfang at parterne ønsker en aftale som både omfatter en hemmeligholdelsesforpligtelse og rettigheder i forbindelse med at udnytte projektets resultater kan Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt benyttes - aftalen findes både på dansk og på engelsk.

Brug af virksomhedens aftaleskabelon

Nogle virksomheder foretrækker at bruge sin egen aftaleskabelon i forbindelse med studenterprojekter. Det er i den forbindelse op til den studerende at beslutte, om han eller hun vil acceptere aftalens vilkår. Der vil dog være en risiko for den studerende ved at acceptere en anden aftale, som ikke er forhåndsgodkendt af universitet. Derfor anbefales at den af AAU forhåndsgodkendte skabelon benyttes hvor det er muligt. Hvis ikke man kan blive enige om at bruge den forhåndsgodkendte skabelon kan den studerende overveje at søge hjælp hos Advokatvagten eller hos en advokat.

Virksomheden og den studerende bør i alle tilfælde sikre, at den studerende kan dele nødvendige oplysninger med vejleder og censor og dermed kan gå til eksamen. Generelt anbefaler AAU, at studerende ikke skriver under på klausuler som begrænser de studerendes mulighed for at gå til eksamen, fordi forretningshemmeligheder som modtages fra virksomheden ikke må deles med vejleder og censor, eller begrænser muligheden for senere at tage jobs i konkurrerende virksomheder.

Projektrapporten er vigtig for studerende i forhold til at søge job, når den studerende har afsluttet sin uddannelse. Af den årsag bør den studerende i videst muligt omfang frit kunne bruge sin rapport efterfølgende uden restriktioner. Der kan dog være tilfælde, hvor virksomhedens forretningshemmeligheder indgår i rapporten eller hvor rapporten på anden måde centrerer sig omkring virksomhedens kerneaktiviteter, således at en offentliggørelse af rapporten vil kompromittere virksomhedens forretning. I sådanne tilfælde kan man med rimelighed vælge at hemmeligholde rapporten og lukke eksamen for offentligheden.

For nogle af de virksomheder som har mange studenterprojekter med studerende ved AAU findes en studenteraftale, hvor både den studerende, virksomheden og universitet er part og som er godkendt af AAU. Hvis den studerende modtager en aftale fra en virksomhed, hvor universitetet/universitetets vejleder påtænkes at skulle indgå i aftalen, kan den studerende kontakte sin vejleder, som kan undersøge hvorvidt aftalen er godkendt og stemmer overens med den aftale universitetet har godkendt og derfor kan tiltrædes af AAU. Skulle en virksomhed have ønske om at indgå en aftale hvor universitet/vejleder indgår som part og som ikke allerede er godkendt af AAU's Kontraktenhed, kan den studerende kontakte det pågældende studienævn. Studienævnet vil herefter vurdere om AAU vil gå videre med forhandling af aftalen, ud fra en række forhåndsbestemte kriterier. En sådan aftale vil kræve juridisk kontrol af universitets Kontraktenhed og der må påregnes sagsbehandlingstid. Det bemærkes i den forbindelse at en sådan proces kan være tidskrævende og at studenterprojekt aftaler ikke kan prioriteres frem for universitets øvrige aktiviteter, der kræver juridisk kontrol og forhandling. Der kan erfaringsmæssigt nemt gå 4-5 uger før en aftale er forhandlet på plads, hvorfor det anbefales at komme i god tid inden semester start. Aftalen bør være klar inden projektet påbegyndes, idet virksomheden oftest ikke vil dele sine følsomme oplysninger før en aftale er på plads.

Særligt om tilknytning til forskningsprojekt

Hvis studenterprojektet knytter sig til et forskningsprojekt hos AAU kan der være behov for særlige vilkår. Det pålægger AAU at sikre, at forskningsprojektets parter er indforstået med tilknytning af studerende som ikke er ansat ved AAU og der kan være behov for at bruge en anden aftalemodel med henblik på at sikre, at den studerende bliver underlagt de vilkår der gælder mellem projektets parter. I tilfælde hvor et studenterprojekt udføres i tilknytning til et forskningsprojekt kontaktes Kontraktenheden ved AAU, som hjælper med at udarbejde en aftale til formålet.

GDPR - når du håndterer personoplysninger som led i studenterprojektet

Studerende er som udgangspunkt selv ansvarlig for at overholde databeskyttelsesforordningen når de håndterer personoplysninger i forbindelse med et studenterprojekt og andre studieaktiviteter. Læs flere informationer om GDPR findes her.

Såfremt studenterprojektet er en del af et forskningsprojekt, opfordres den studerende til at kontakte sin vejleder med henblik på at drøfte om det er den studerende eller AAU, der er ansvarlig for håndtering af personoplysninger. Hvis det vurderes at det måske er AAU, der er ansvarlig for håndtering af personoplysningerne, skal vejlederen kontakte AAU Kontraktenheden.

Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt

Non-disclosure agreement for student project

Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt

Non-disclosure and rights agreement for student project