Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne behandle din ansøgning om optagelse på en uddannelse, indskrive dig og behandle din ansøgning om merit.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR.nr., adresse, studiemail, privat e-mail, telefonnr., nationalitet, studienummer, applikations-ID, uddannelse, semester, hvilket semester der ønskes merit for, studiejournal, karakterudskrift, CV og eksamensbevis.

Hvis du allerede har gennemført en kandidatuddannelse og søger ind på en ny, vil vi i visse tilfælde behandle oplysninger om dine personlige forhold og/eller helbredsoplysninger i form af lægeerklæringer eller udskrift fra journaler med henblik på at vurdere din ansøgning, jf. kandidatreglen i universitetsadgangsbekendtgørelsen § 3, stk. 2. Det samme vil gøre sig gældende ved dispensationssager til genindskrivning, hvor indskrivning på en uddannelse er bragt til ophør, jf. § 45, stk. 2.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig, da du indsendte din ansøgning om optagelse på AAU. 

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, universitetsloven § 8, uddannelsesbekendtgørelsen § 55, bekendtgørelse om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser, bekendtgørelse om masteruddannelser ved universiteterne § 16, bekendtgørelse om den erhvervsøkonomiske diplomuddannelse (HD-uddannelsen) § 14, universitetsadgangsbekendtgørelsen og masterbekendtgørelsen § 16.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med din optagelse på uddannelsen, registrering af dine resultater på uddannelsen og afslutningsvis i forbindelse med udstedelsen af din eksamensbevisanvender vi:

• DANS ved optagelse på kandidatuddannelser eller efter- og videreuddannelse
• Optagelse.dk (den koordinerede tilmelding) og Unistart ved optagelse på bacheloruddannelser
• Digital Eksamen til planlægning og registrering af eksaminer
• STADS til resultatregistrering og udstedelse af eksamensbeviser

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe du er indskrevet på universitetet og herefter opbevarer vi oplysningerne i vores studieadministrative system STADS i 30 år af hensyn til at kunne sikre din retsstilling, hvis du igen søger indskrivning eller optagelse ved AAU. AAU er forpligtede til at tildele dig merit for beståede moduler ved genindskrivning eller ny optagelse på en uddannelse. AAU opbevarer derfor dine oplysninger i denne periode for at kunne leve op til denne retlige forpligtelse.

Vi behandler dine personoplysninger, som er nødvendige til udstedelse af eksamensbeviser i 30 år, jf. eksamensbekendtgørelsen § 55. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Med det formål at sagsbehandle en eventuel klage over AAU’s afgørelse i din optagelsessag videregiver vi dit navn, CPR-nr., karakterer, applikations-ID, studiejournal, eksamensbevis, adresse, privat e-mail og studiemail til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Hvis du søger om genindskrivning eller overflytning enten fra en uddannelse på AAU til et andet universitet, eller fra et andet universitet til en uddannelse på AAU er det en forudsætning, at du giver samtykke til, at vi videregiver dit navn, uddannelse og studiejournal til andre uddannelsesinstitutioner. Disse sager behandles i overensstemmelse med adgangsbekendtgørelserne for universitetsuddannelser og professionsbacheloruddannelsers bestemmelser herom. Formålet er at sikre, at du får registreret korrekt merit og oplysninger om brugte prøveforsøg.

Ved dispensationssager om genindskrivning kan vi videregive dit navn, CPR-nr., og helbredsoplysninger til sygehuse eller lægehuse med henblik på verificering af oplysningerne. AAU gør kun dette i tilfælde, hvor vi er i tvivl om dokumenternes ægthed. Hvis vi får behov for yderligere lægefaglige oplysninger i din sag, kontakter vi dig.

Dine klagesager vedrørende merit vil blive videregivet til meritankenævn og kvalifikationsnævn i anonymiseret form.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges. 

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med ansøgning, indskrivning og merit, kan du kontakte sts-GDPR@adm.aau.dk.   

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne oprette dig i vores adgangssystem (Symmetry) og udstede AAUcard.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, studienummer, studieplads, portrætbillede og fødselsdag.

Vi har modtaget oplysningerne i forbindelse med din ansøgning om optagelse på en af AAU’s uddannelser. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 2.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  Særligt i forbindelse med disse arbejdsprocesser anvendes Symmetry og Webbook.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Registreringer i Symmetry bliver automatisk slettet efter 6 måneder. Oplysninger i AAUcard slettes 90 dage efter dit tilhørsforhold til AAU ophører.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere   

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med systemoprettelse og adgang, kan du kontakte STS-gdpr@adm.aau.dk   

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne give dig relevant studie-, SU- og SPS-, trivsel- og karrierevejledning i forbindelse med din uddannelse på Aalborg Universitet.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., studienummer, adresse, fødselsdato, nationalitet, telefonnr., studiemail, privat e-mail, resultater/karakterer og uddannelsesoplysninger.

Afhængigt af den konkrete vejledning, du får tildelt, vil vi behandle oplysninger om din disciplinærsag, ansættelsesforhold, krænkelsesforhold, pårørendes personlige forhold, CV, jobansøgningsudkast, journal fra sygehus eller egen læge, psykologerklæring og straffeattest.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig enten i forbindelse med din ansøgning om optagelse eller i forbindelse med, at du har booket en vejledningssamtale. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens §§ 8, stk. 1 og 11, stk. 1, universitetslovens § 9, adgangsbekendtgørelsen § 41 og uddannelsesbekendtgørelsen §§ 41 og 42.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger indtil vejledningen er færdig, hvorefter de konkrete oplysninger relateret til din vejledning, slettes. Oplysninger om dit studieforløb, SU mv. opbevares, indtil der ikke længere er behov for dem. Det kan du læse mere om under de konkrete afsnit i politikken.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges. 

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med vejledning under uddannelsen, kan du kontakte STS-gdpr@adm.aau.dk   

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne tilmelde dig til undervisning og eksamen, registrere dine bedømmelser og udstede eksamensbeviser.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR.nr., nationalitet, karakterer/resultater, studienummer, adresse, modul, uddannelsesgrad, indskrivningsoplysninger, studiemail og privat e-mail.

Vælger du at uploade dit eksamensprojekt til AAU’s projektbibliotek, vil vi offentliggøre dit navn, uddannelse, semester og eksamensbesvarelse i projektbiblioteket på vores hjemmeside.

Ved eksamenssygemelding og ansøgning om dispensation til eksamen kan vi behandle oplysninger om dine personlige forhold, dine helbredsoplysninger i form af lægefaglig dokumentation og/eller straffeattest, rets- eller domsudskrifter med henblik på at vurdere din sag.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig, når du søger om optagelse på en af AAU’s uddannelser. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens §§ 8, stk. 1 og 11, stk. 1, universitetsloven §§ 8, stk. 3 og § 18, uddannelsesbekendtgørelsen §§ 11-13, karakterskalabekendtgørelsen, bekendtgørelse om eksamener og prøver ved professions- og erhvervsrettede videregående uddannelser §§ 6 og 7, deltidsbekendtgørelsen § 25 og eksamensbekendtgørelsen §§ 5, 33, 51 og 55.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft, Arcanic og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning. 

Særligt i forbindelse med afvikling af eksaminer, registrering af resultater og udstedelse af eksamensbevis anvender vi Digital Eksamen, Censor IT og det studieadministrative system STADS.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe du er indskrevet på AAU. Oplysningerne opbevares herefter så længe det er nødvendigt, hvorefter de slettes, anonymiseres eller sendes til arkivering efter arkivloven.  Vi behandler dine personoplysninger, som er nødvendige til udstedelse af eksamensbeviser i 30 år, jf. eksamensbekendtgørelsen § 55. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Eksamensprojekter og personoplysninger, der registreres i forbindelse med aflevering af eksamensbesvarelse til projektbiblioteket, opbevares på ubestemt tid, da formålet med projektbiblioteket netop er arkivering og formidling af studenterprojekter. Du har dog ret til at anmode om sletning af dit projekt.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Når du er tilmeldt eksamen, vil vi videregive dit navn, studienummer og uddannelse til den censor, der skal deltage i din eksamen.

For at andre universiteter eller virksomheder kan verificere din uddannelsesgrad videregiver vi dit eksamensbevis, indeholdende dit navn, CPR-nr., resultater/karakterer, studienummer, adresse, uddannelsesgrad og indskrivningsoplysninger til disse, hvis du har behov for dette. Hvis modtageren har beliggenhed udenfor EU, vil vores hjemmel til overførslen være databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 49, stk. 1, litra a, afhængigt af hvilket land, modtageren er beliggende i.

Ved eksamenssygemelding og ansøgning om dispensation til eksamen kan vi videregive dit navn, CPR-nr., og helbredsoplysninger til sygehuse eller lægehuse med henblik på verificering af oplysningerne.

Ved afholdelse af kurser og undervisningsaktiviteter, vil vi videregive dit navn, adresse og studiemail i en deltagerliste til det hotel, som kurset/undervisningen skal afholdes ved.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges. 

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med eksamen og undervisning, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med aflevering af eksamensbesvarelse til AAU’s projektbibliotek, kan du kontakte vbn@aub.aau.dk   

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne behandle din ansøgning om SU- og SPS-midler, samt tillæg af SU-klip.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., studiemail, telefonnr., adresse, karakterer og uddannelse.

Ved tildeling af SPS-midler og særlige SU-støtteformer behandler vi også dine helbredsoplysninger i form af udskrifter fra sygehuse og lægehuse.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med ansøgning om optagelse på en uddannelse ved AAU og efterfølgende ansøgning om tildeling af SU og SPS. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, lov om statens uddannelsesstøtte, bekendtgørelse om statens uddannelsesstøtte, lov om specialpædagogisk støtte ved videregående uddannelser, bekendtgørelse om specialpædagogisk støtte på videregående uddannelser.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med sagsbehandling af sager om SU anvender vi SU-systemet US2000 samt det studieadministrative system STADS.  Ved tildeling af særlige prøvevilkår benyttes systemet SPSA.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe din sag om tildeling af SU- eller SPS-midler er igangværende.  Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

For at kunne tildele dig SU-midler, videregiver vi dit navn, e-mail, adresse, CPR-nr. og karakterer til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, da det er styrelsen, der administrerer tildeling af SU.

For at kunne tildele dig SPS-midler videregiver vi dit navn, CPR-nr., studiemail, telefonnr., adresse og helbredsoplysninger til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet., der administrerer specialpædagogisk støtte.

Vi videregiver dit navn, CPR-nr., studiemail, telefonnr., adresse og helbredsoplysninger til Olivia Danmark for at kunne tildele dig den støtte, som du har behov for. Olivia Danmark er leverandøren af den støtte, som man som studerende kan få bevilget via SPS.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med tildeling af SU- og SPS-midler kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Til nærbilleder og visse former for indhold, indhenter vi dit samtykke til at offentliggøre det på AAU’s sociale medier. Heri kan du læse konkret hvordan vi behandler dine personoplysninger. Generelt, så behandler vi - med dit udtrykkelige samtykke - dine personoplysninger til informations- og markedsføringsmateriale om AAU på AAU’s konti på sociale medier, på AAU’s hjemmesider, oplysningskampagner online og offline for AAU, annoncer for og artikler om AAU i prints, plakater, brochurer/tryksager og digitale medieformater, samt profilerings-, kampagne- og reklamefilm til tv og på online platforme. 

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, uddannelse, projekter, debatindlæg, billede/video hvorpå du optræder og personlige narrativer, som du oplyser. Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig. 

Ved offentliggørelse af situationsbilleder på AAU’s hjemmeside behandler vi dine personoplysninger med grundlag i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetsloven § 2, stk. 3.

Ved offentliggørelse af dit navn og/eller nærbillede/video, vil vi indhente dit samtykke. I dette tilfælde behandler vi dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a eller art. 9, stk. 2, litra a.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af indholdet til mediet og efter offentliggørelsen af et opslag, slettes oplysningerne hos AAU, mens opslaget vedbliver på AAU’s kanaler på sociale medier.   

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter eller anonymiserer vi dine personoplysninger. 

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Når vi offentliggør materiale indeholdende dine personoplysninger på AAU’s sociale medie-konti, herunder Facebook, Youtube, Instagram og X, så har disse sociale medier ofte hjemsted for deres virksomhed inden for EU, hvor personoplysningerne som udgangspunkt opbevares, men også datter- og/eller moderselskab uden for EU, særligt i USA. Det betyder, at når dine personoplysninger offentliggøres på sociale medier, så kan oplysningerne blive overført til et land uden for EU, som ikke yder samme niveau af databeskyttelse som inden for EU. Vi indhenter dit samtykke til offentliggørelsen af billeder og videoer hvorpå du fremtræder tydeligt.

Ved indhold på AAU’s hjemmeside offentliggøres dine personoplysninger, så de er tilgængelige for alle der måtte tilgå hjemmesiden, AAU-update mv.  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.  

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med indhold på sociale medier, hjemmesider og taler, kan du kontakte AAU Kommunikation og Public Affairs her:  Kontakt - Aalborg Universitet 

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne registrere og kommercialisere opfindelser og eventuelt udbetale vederlag, når du er medopfinder på patenterbare opfindelser i universitetets forskningsprojekter.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR.nr., e-mail, telefonnr., nationalitet og privatadresse (der er mulighed for at benytte AAU’s adresse, hvis du ikke ønsker at oplyse din private adresse.)

Vi har modtaget oplysningerne fra dig ved din udfyldelse af indberetningsskema og fremsendelse af din indgåede aftale om hemmeligholdelse og ejerskab til IP.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, universitetslovens § 2, stk. 3, patentlovens §§ 20 og 8, stk. 4.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med patentering og kommercialisering af opfindelser anvender vi Inteum.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe kommercialiseringsaktiviteten er i gang, og herefter opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

For at kunne indlevere patentansøgninger videregiver vi dit navn og adresse til patentbureauer og patentmyndigheder i de lande, der søges patentbeskyttelse i. Hvis patentansøgningen fortsat er aktiv efter 18 måneder, vil dit navn og din adresse bliveoffentliggjort. Vi videregiver dit navn, telefonnr. og adresse til eksterne virksomheder i de tilfælde, virksomheder ønsker at overtage/licensere opfindelsen, og fonde m.m. i forbindelse med fundingansøgninger.

I de tilfælde, vi videregiver personoplysningerne til lande udenfor EU, overfører vi disse med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 49, stk. 1, litra e, afhængigt af hvilket land, der søges patentbeskyttelse i.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges. 

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med patentering og kommercialisering af opfindelser, kan du kontakte AAU Innovation på Forskere - Aalborg Universitet

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne håndtere og behandle din klage ved AAU.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., studienummer, studiemail, eksamen, uddannelse, semester, bedømmelse/karakterer, helbredsoplysninger, lægeerklæringer og psykologerklæringer.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med indsendelsen af din eksamensklage. Derudover har vi oplysninger fra vores studieadministrative systemer Digital Eksamen og STADS.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, universitetsloven, eksamensbekendtgørelsen, uddannelsesbekendtgørelsen, adgangsbekendtgørelsen § 50, bekendtgørelse om den erhvervsøkonomiske diplomuddannelse (HD-uddannelsen) § 15, masterbekendtgørelsen § 21, deltidsbekendtgørelsen, bekendtgørelse om eksamener og prøver ved professions- og erhvervsrettede videregående uddannelser, bekendtgørelse om særskilte moduler, diplomingeniørbekendtgørelsen, bekendtgørelse om statens uddannelsesstøtte § 85 og meritankenævnsbekendtgørelsen.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med sagsbehandling af eksamensklager benytter vi vores digitale eksamenssystem Digital Eksamen og det studieadministrative system STADS.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe din klagesag er igangværende, og herefter opbevarer vi oplysningerne så længe du er indskrevet på AAU, plus 5 år af hensyn til dokumentation.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

AAU’s afgørelser kan påklages til ankenævn, meritankenævn og kvalifikationsnævn. I disse tilfælde, vil vi videregive sagen til nævnet i anonymiseret form med henblik på behandling af din klagesag.

Omhandler din klage eksamen, videregiver vi dit navn, studienummer, studiemail, eksamen, uddannelse, semester og bedømmelse/karakter, der vedrører din eksamen til den censor, der har bedømt denne. På den baggrund udarbejder censoren en udtalelse i overensstemmelse med eksamensbekendtgørelsens bestemmelser om behandling af eksamensklager.

Hvis du indsender en klage over universitetets endelige afgørelse i en sag, skal sagen behandles af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen. Vi videregiver i den forbindelse dit navn, CPR-nr., studienummer, studiemail, eksamen, uddannelse, semester, bedømmelse/karakterer og eventuelle helbredsoplysninger, som du selv har nævnt i klagen, til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med behandling af klagesager, kan du kontakte STS-gdpr@adm.aau.dk 

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne hjælpe dig med at finde en bolig under dit studieophold på AAU, hvis du har behov for dette.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, e-mail, studiemail, dansk adresse, nationalitet, familieforhold, f.eks. alder på dine børn, der skal flytte med dig.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansøgning om bolig og optagelse på en af AAU’s uddannelser. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 2.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning. 

Særligt i forbindelse med studerendes ansøgning om lejeboliger søger de studerende via AAU’s hjemmeside, og AAU benytter herefter Interact, der flytter de studerendes ansøgninger over i Workzone.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe du bor på adressen. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Vi videregiver dit navn og adresse til viceværten, så dit navn kan sættes på dør og postkasse.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med formidling af boliger, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne behandle disciplinærsager vedrørende dig, som studerende, i tilfælde af brud på universitetets retningslinjer. 

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., studiemail, studienummer, uddannelse, adresse, karakterer/bedømmelse, eksamensbesvarelse og eventuelt helbredsoplysninger i form af lægeerklæringer og psykologerklæringer.

Når AAU rejser en disciplinærsag, kan det ske på baggrund af en mistanke om eksamenssnyd på baggrund af oplysninger fra vores plagiatsystem Wiseflow Originality eller henvendelser fra andre enten internt i organisationen eller eksternt (f.eks. andre studerende, uddannelsesinstitutioner eller lignende).  

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og universitetslovens § 14, stk. 9.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med kontrol for plagiat anvender vi vores plagiatsystem Wiseflow Originality. Vi anvender endvidere overvågningssystemet ITX Flex ved stedprøver.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe disciplinærsagen er igangværende. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Hvis du klager over AAU’s afgørelse i en disciplinærsag, skal klagen sagsbehandles i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, og i den forbindelse videregiver vi dine personoplysninger til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med disciplinærsager, kan du kontakte STS-gdpr@adm.aau.dk    

Derfor behandler vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne kvalitetssikre vores uddannelser via evalueringer og dimittendundersøgelser. Formålet er at forbedre vores uddannelser for studerende. Hovedparten af vores kvalitetssikringsopgaver er gennemgang af statistik over anonymiserede/aggregerede oplysninger. Der kan dog være tilfælde, hvor det ikke er muligt at anonymisere, eller hvor der igangsættes kvalitetssikringsinitiativer, hvori det er nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger. 

Vi behandler disse oplysninger om dig  

Navn, CPR-nr., studienummer, nationalitet, studieaktivitet, resultater/karakterer, køn, alder, uddannelse, uddannelsens start- og slutdato, postnummer, kommune og adgangsgivende eksamen. 

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig i forbindelse med din ansøgning om optagelse på en uddannelse ved AAU.  Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: 

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11, universitetslovens §§ 3, 3a, 13 a, stk. 2 og 18, stk. 4, nr. 1 og bekendtgørelse om akkreditering af videregående uddannelsesinstitutioner og godkendelse af videregående uddannelser. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.   

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.   

Særligt i forbindelse med den løbende kvalitetssikring af uddannelserne anvender vi statistikprogrammet Power-BI.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger  

Det er ikke muligt at fastsætte et konkret tidsrum, da initiativerne kan være af forskellig karakter og længde. Der tages derfor konkret stilling til opbevaringen, hver gang der igangsættes et initiativ. 

Vi behandler dine personoplysninger så [længe sagen kører] og herefter opbevarer vi oplysningerne i xx af hensyn til xx. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger  

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.    

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere  

For at overholde vores retlige forpligtelser, videregiver vi dit navn, uddannelse, køn og alder til Danmarks akkrediteringsinstitution, jf. bekendtgørelse om akkreditering af videregående uddannelsesinstitutioner og godkendelse af videregående uddannelser § 3, stk. 2. 

Vi videregiver også dit navn, uddannelse, køn og alder til aftagerpaneler, nedsat af AAU, som er en lovpligtig del af kvalitetssikringen, jf. universitetslovens § 13 a. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.  

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med kvalitetssikring af uddannelser, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk 

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne tildele og registrere din praktik i forbindelse med din uddannelse. 

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., e-mail, adresse, praktiksted og -periode, lønnet/ulønnet praktik, karakterer, SU-oplysninger, uddannelse.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig ved i forbindelse med din optagelse på uddannelsen eller fra det studieadministrative system STADS, hvor vi opbevarer oplysninger om dit uddannelsesforløb og registrerer bedømmelser. 

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, uddannelsesbekendtgørelsen, universitetsloven, SU-loven og SU-bekendtgørelsen.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe din praktik varer, og indtil praktikopholdet er afsluttet. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med lønnet praktik, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne opkræve betaling for eksempelvis ansøgningsgebyr, studieafgift, stipendier, samt når du er free-mover, udvekslingsstuderende eller deltager i efter- og videreuddannelse på AAU. 

Vi behandler disse oplysninger om dig  

Navn, CPR-nr., kontooplysninger, adresse, nationalitet og eventuelt pasnummer, studiemail, privat e-mail, telefonnr., uddannelse og ansættelsesforhold. 

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din optagelse på en uddannelse ved Aalborg Universitet.  Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: 

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, universitetslovens § 26, deltidsbekendtgørelsen § 15 og bekendtgørelse om universiteternes internationale uddannelsesforløb § 10. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.   

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.   

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger indtil fakturaen er betalt/krediteret, og herefter opbevarer vi oplysningerne i xx af hensyn til xx. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger. 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.    

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere  

Hvis din arbejdsgiver betaler for din efter- og videreuddannelse på AAU, videregiver vi dit navn, adresse, studiemail, privat e-mail, nationalitet og ansættelsesforhold til denne virksomhed med henblik på betaling af fakturaen. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.  

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med opkrævninger og betaling, kan du kontakte STS-gdpr@adm.aau.dk.

Derfor behandler vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne behandle din ansøgning om orlov og tildeling heraf. 

Vi behandler disse oplysninger om dig  

Navn, adresse, e-mail, studienummer, uddannelse, semester, familieforhold, helbredsoplysninger i form af lægeerklæringer, psykologerklæringer og journaludskrifter. 

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansøgning om orlov samt fra det studieadministrative system STADS, hvor vi registrerer oplysninger om dit studieforløb og dine bedømmelser. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: 

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g og universitetsbekendtgørelsen kap. 8. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.   

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger, indtil du har fået godkendt eller afvist din ansøgning om orlov, og herefter opbevarer vi oplysningerne i xx af hensyn til xx.   

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger. 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.    

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges. 

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med orlov, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk 

 

Derfor behandler vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne føre kontrol med studerendes studieaktivitet og behandle sager om udmeldelse af studerende, der af konkrete årsager ikke længere opfylder kravene til at være indskrevet på en uddannelse på universitetet. 

Vi behandler disse oplysninger om dig  

Navn, CPR-nr., studienummer, adresse, resultater/karakterer, helbredsoplysninger i form af lægeerklæringer, udskrifter fra journal, attester, psykologerklæringer, døds- og dåbsattester, oplysninger om barsel og eventuelt rets- og domsudskrifter. 

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din udmeldelse af studiet og fra vores studieadministrative system STADS, hvor vi registrerer oplysninger om dit studieforløb og dine bedømmelser. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: 

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens §§ 11, stk. 1 og 8, stk. 1 og adgangsbekendtgørelsen § 42. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.   

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.   

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger, så længe sagen om udmeldelse er igangværende, og herefter opbevarer vi oplysningerne i xx af hensyn til xx.   

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger  

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.    

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.   

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med udmeldelse af uddannelse, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

 

Derfor behandler vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne behandle din ansøgning om at modtage udlandsstipendium i forbindelse med dit studieophold i udlandet.  

Vi behandler disse oplysninger om dig  

Navn, CPR-nr., indskrivningsoplysninger, SU-oplysninger, navn, adresse, e-mail, studentmail, resultater/karakterer og studienummer.  

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansøgning om udlandsstipendium. Vi har desuden hentet oplysninger fra vores studieadministrative system STADS.  

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, universitetslovens § 19, stk. 9, SU-loven og SU-bekendtgørelsen. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.   

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.   

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger, indtil vi har godkendt eller afslået din ansøgning om tildeling af udlandsstipendium, og herefter opbevarer vi oplysningerne i xx af hensyn til xx.   

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger. 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.    

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.   

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med ansøgning om udlandsstipendier, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne tegne en ulykkesforsikring for studerende, der arbejder i laboratorier, jf. Universitetslovens § 22, stk. 3.   

Vi behandler disse oplysninger om dig  

Navn, CPR-nr., adresse, telefonnr., e-mail, forsikringsforhold, kontooplysninger, Helbredsoplysninger om pådraget skader eller pludselig opstået og forudgående sygdom. 

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med anmeldelse af en skade. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:  

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og universitetslovens § 22, stk. 3.  

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.   

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.   

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger indtil forsikringssagen er afsluttet og herefter opbevarer vi oplysningerne i xx af hensyn til xx.   

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger  

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.    

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere  

For at kunne behandle konkrete forsikringssager, videregiver vi dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer, følsomme oplysninger (helbredsoplysninger - oplysning om skade og pludselig opstået/forudgående sygdom) og CPR-nr. til Willis Tower Watson.  Det gør vi kun i situationer, hvor der er opstået en konkret skade.  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgave, som vi pålægges. 

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med AAU’s behandling af dine personoplysninger ved anmeldelse af ulykker/skader, kan du kontakte STS-gdpr@adm.aau.dk

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne afholde valg til forskellige styrende organer på universitetet, herunder bestyrelsen, studienævn, akademiske råd og registrere studenterforeninger.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., studienummer, uddannelse, e-mail, adresse, telefonnummer og studenterforeningstilhørsforhold. I nogle tilfælde vil studenterforeningstilhørsforholdet sige noget om din seksuelle orientering eller politiske overbevisning.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din opstilling til valget. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og universitetslovens §§ 12, stk. 8, 15, stk. 4 og 18, stk. 2.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med afvikling af valg til styrende organer anvender vi STADS, E-valg, Ph.D.-manager, valghjemmesiden (Umbraco)

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger indtil valget er afviklet.   Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Ved registrering af studenterforeninger, behandler vi dine personoplysninger så længe foreningen er aktiv, og herefter opbevarer vi oplysningerne i 5 år, før de arkiveres ved Rigsarkivet.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Hvis din studenterforening godkendes, offentliggøres dit navn, e-mail og telefonnummer på universitetets hjemmeside her: https://www.studerende.aau.dk/studenterorganisationer/.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med valg til styrende organer og registrering af studenterforeninger, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at kunne behandle din ansøgning om modtagelse af rabatter til transport, herunder ungdomskort og kilometerpenge mellem din bopæl og universitetet i forbindelse med din uddannelse.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn, CPR-nr., adresse og indskrivningsoplysninger.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansøgning om transportrabat. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, bekendtgørelse om ungdomskort, lov om befordringsrabat til studerende ved videregående uddannelser, SU-loven og SU-bekendtgørelsen.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med sagsbehandling af dine personoplysninger i forbindelse med transportrabat, anvender vi SU-systemet US2000.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger indtil vi har godkendt eller afvist din ansøgning om transportrabat. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

For at kunne behandle sager om transportrabat, videregiver vi dit navn, CPR-nummer, indskrivningsoplysninger til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen. Det skyldes, at det er Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, der administrerer forhold om SU, herunder transportrabat.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med ansøgning om transportrabat, kan du kontakte sts-sekretariatet@adm.aau.dk 

 

Derfor behandler vi dine personoplysninger 
For at kunne sekretariatsbetjene udvalg på AAU, administrere rektors rådighedssum, som har til formål at støtte aktiviteter, større initiativer og strategiske indsatser, der har med AAU’s virksomhed at gøre, er det nødvendigt for os at kunne behandle dine personoplysninger.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

• Rektors rådighedssum: Navn, telefonnummer, e-mail og i nogle tilfælde adresse. 
• Sekretariatsbetjening af udvalg: Navn, e-mail, studietilknytning, CPR.nr. og privatadresse. 

Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med administration af rektors rådighedssum, fra dig, da du ansøgte om tilskud. 

Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med sekretariatsbetjening af udvalg fra dig, i kraft af din indskrivning på universitetet. 

Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse indstillinger, fra dig, enten direkte eller via et dekan- eller institutsekretariat.  

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:  

• Rektors rådighedssum: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens §§ 2 og 21. 
• Sekretariatsbetjening: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11 og universitetslovens § 2 samt særregler for udvalgene. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med sekretariatsbetjening anvender vi e-dagsordenssystemet First Agenda.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Sekretariatsbetjening af udvalg: 5-8 år afhængigt af type udvalg fra tidspunktet for udpegning til det pågældende udvalg. 

Rektors rådighedssum: Sagen behandles i indeværende år og sagsakter opbevares i 5 år efter udgangen af regnskabsåret.   

Indstillinger og udpegninger: 15 år efter afgørelse/udnævnelse/tildeling eller lign. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger. 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Sekretariatsbetjening af udvalg mv.: Mødemateriale deles med bidragsydere og mødedeltagere. Derudover er referaterne åbne og findes på AAU’s hjemmeside eller intranet, hvor mødedeltagere fremgår med navn og titel. 

Indstillinger og udpegninger: Oplysninger i de indstilledes CV’er behandles; navn, e-mail, tlf.nr., titel, adresse, fødselsdato og publikationer, tidligere ansættelser mv. videregives til de organisationer som sagsbehandler og betjener de nævn, råd, udvalg, bestyrelser, fonde, der indstilles og udpeges til samt til Danske Universiteter, som i nogle tilfælde er bindeled.   

Formålet med videregivelsen er, for så vidt angår sekretariatsbetjening, at sikre åbenhed om behandlingen af sager i udvalg mv., når vi er forpligtet til det, og for så vidt angår indstillinger, at sikre, at du bliver indstillet til den udpegende myndighed eller organisation. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.  

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration vedr. sekretariatsbetjening af udvalg mv., Rektors rådighedssum samt indstillinger og udpegninger, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: Rektorsekretariatet på Aalborg Universitet - Aalborg Universitet 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

For at kunne give dig adgang til AAU’s systemer og support, skal du have en brugerprofil. I den forbindelse behandler vi dine personoplysninger. Vi kan desuden behandle dine personoplysninger ifm. systemudvikling og vedligehold med det formål at sikre, at AAU’s systemer fortsat er tilstrækkeligt opdaterede og beskyttede.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Adgang og teknisk understøttelse ved brug af AAU’s systemer og udstyr: Afhængigt af hvilket system, der skal gives adgang til, behandles følgende systemrelevante ID’er: AAUID, studienummer, IP-adresse. Herudover behandles følgende oplysninger i forbindelse med identitet- og rettighedsstyring: navn, CPR.nr., studiemail, evt. privat e-mail og privat telefonnummer.

Supportproces: I forbindelse med teknisk support behandles ovenstående oplysninger i det omfang de er relevante. Herudover behandles der evt. logningsoplysninger, og hvis din henvendelse indeholder følsomme personoplysninger, behandler vi også disse.

Systemudvikling og vedligehold: Som udgangspunkt behandler vi ikke dine personoplysninger ifm. systemudvikling og vedligehold. I det omfang det er nødvendigt at benytte personoplysninger for at sikre systemers korrekte funktionalitet, behandler vi oplysninger om dig. Typen af oplysninger er afhængigt af det konkrete system, der er under udvikling, test eller vedligehold.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig ifm. din indskrivning på AAU eller din henvendelse til support. Studienummer, studiemail og AAUID er tildelt dig af AAU.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra j og art. 32, databeskyttelseslovens § 11 og universitetslovens § 2.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med identitet- og rettighedsstyring anvender vi IDM (IdentityIQ), AD og Entra ID. I forbindelse med brugerdata i AAU’s LMS (Moodle) anvender vi data fra STADS og Modulbasen. I forbindelse med supportproces anvender vi ServiceNow.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger så længe du er studerende på universitetet, og herefter opbevarer vi oplysningerne i 5 år efter sidste aktive tilknytning for at kunne sikre sammenhæng i brugernavne. Oplysninger i IDM, AD og Entra ID vil typisk opbevares i maksimalt 3 måneder efter din tilknytning til AAU stopper. Kursusinformation i Moodle opbevares i 6 år, hvorefter de slettes. Supportsager opbevares i 5 år plus indeværende år.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

For at kunne sikre adgang til systemer som udbydes på AAU, herunder support, kan det i visse tilfælde blive nødvendigt at videregive dine oplysninger om login, navn, studiemail og brugernavn til systemleverandører. Det kan indebære systemleverandører uden for EU i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 46, stk. 2, litra c.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med systemadgang og support, kan du kontakte ITS Support her: support@its.aau.dk.   

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Security operation: For at tilvejebringe nødvendig IT-sikkerhed på AAU, monitorerer vi brug af IT udstyr og software udleveret af AAU, og i den forbindelse indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.

Netværks monitorering: Til IT sikkerhedsmæssige formål foretager AAU netværksmonitorering ved brug af AAU netværk. For at kunne identificere brugere ud fra netværkstrafik oplysninger, f.eks. i forbindelse efterforskning af sager om overtrædelse af AAU´s vilkår for anvendelse af netværk, indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.  

Tv-overvågning: Til sikkerhedsmæssige formål har AAU etableret tv-overvågning på AAU’s lokationer. Hvis du færdes på AAU’s lokationer, kan du være omfattet af tv-overvågningen, og i den forbindelse indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Tv-overvågning: TV-optagelser, hvorpå du måtte optræde og de oplysninger, der kan genkendes derfra, herunder kendetegn og evt. helbredsoplysninger, hvis det fremgår tydeligt af optagelsen.

Security operation: Navn og mailadresse, IP adresser, brugernavne, lokalitetsoplysninger (på by-niveau ud fra IP adresser), handlinger foretaget på AAU computere, eksempelvis benyttede software og besøgte hjemmesider.

Netværks monitorering: Navn og mailadresse, IP- og MAC adresse, lokalitetsoplysninger på bygningsniveau eller lokaleniveau, når netværk på AAU benyttes. 

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din indskrivning ved AAU, og når du opholder dig på AAU’s områder, som er tv-overvåget. Vi modtager også oplysninger, når du anvender IT udstyr tildelt dig i forbindelse med dit studie, samt oplysninger fra netværksudstyr, når du bruger AAU’s netværk.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g.  art. 32, universitetslovens § 2, stk. 1, samt tv-overvågningslovens § 2d.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med opbevaring af logoplysninger opbevarer vi oplysningerne i Sentinel og Splunk.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Tv-overvågning: Vi opbevarer tv-optagelserne i 30 dage, hvorefter de slettes.

Security Operation og Netværksmonitorering: Vi opbevarer logoplysninger i op til 13 måneder, hvorefter de slettes.

I tilfælde af efterforskning af en sag, kan vi være nødsaget til at opbevare optagelserne i længere tid. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

I tilfælde af efterforskning af en lovovertrædelse kan oplysningerne blive videregivet til politiet eller til andre relevante myndigheder.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til, hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, kan du kontakte Campus Service her: Campus Service - Aalborg Universitet 

Har du spørgsmål til, hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med monitorering, kan du kontakte ITS Sikkerhed her: ciso@aau.dk   

 Derfor behandler vi dine personoplysninger

Som statslig institution er vi underlagt offentlighedsloven, forvaltningsloven og miljøoplysningsloven og er derfor forpligtet til at behandle, træffe afgørelse og udlevere sagsakter efter reglerne heri om aktindsigt. I visse tilfælde – afhængigt af anmodningens indhold og reglerne på området – kan det indebære, at vi er pålagt at udlevere dokumenter, hvori dine personoplysninger fremgår.

Vi behandler disse oplysninger om dig

De personoplysninger, som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive behandlet i sager om aktindsigt, afhængigt af den konkrete anmodning. I forbindelse med udlevering af dokumenter, pseudonymiserer vi dine personoplysninger i det omfang det er muligt efter reglerne om aktindsigt, så du ikke direkte kan identificeres ud fra de udleverede dokumenter.

Hvis du har anmodet om aktindsigt, behandler vi de personoplysninger, vi måtte have modtaget fra dig.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 8 og § 11, samt forvaltningslovens § 9, offentlighedslovens § 7 og miljøoplysningslovens § 2.  

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer aktindsigtssagen, som dine personoplysninger indgår i, så længe aktindsigtssagen behandles og i 5 år efter afgørelsen er truffet. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Hvis aktindsigtsafgørelsen tilsiger, at et eller flere dokumenter, hvori dine personoplysninger fremgår, skal udleveres, vil disse blive udleveret til den person, der har anmodet om aktindsigt i dokumenterne. I det omfang det er muligt efter reglerne om aktindsigt, pseudonymiserer vi dine personoplysninger, så du ikke direkte kan identificeres ud fra de udleverede dokumenter.

Hvis du har anmodet om aktindsigt, og vi vurderer, at en anden myndighed har kompetence til at træffe afgørelse om aktindsigt, vil anmodningen, herunder dine personoplysninger, blive videresendt til rette myndighed.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål?

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med aktindsigtssager, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: rektorsekretariatet@adm.aau.dk

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når du ønsker at benytte AAU’s lokaler til arrangementer uden for almindelig undervisning og indgår aftale med AAU herom, behandler vi dine personoplysninger til administrative formål.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, privat telefonnummer, privat e-mailadresse, organisation/studenterforening og uddannelse. I tilfælde af, at du låner lokaler i forbindelse med arrangementer afholdt af en forening eller interesseorganisation, behandler vi også denne oplysning, som kan afspejle din politiske eller fagforeningsmæssige interesse.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din forespørgsel om lokalelån.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, og art. 9, stk. 2, litra g, samt universitetslovens § 22.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med sikkerhedstjenester på AAU’s lokationer, anvender AAU vagtfirmaet G4S. G4S kan i denne forbindelse behandle dine personoplysninger på vegne af AAU. Der er indgået en databehandleraftale med G4S.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i 1 år efter arrangementet. I tilfælde af arrangementer mod betaling, følges beskrivelsen under ’Opkrævninger og betaling’ i denne persondatapolitik.

Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med lokaleudlån til arrangementer uden for almindelig undervisning, kan du kontakte Campus Service her: Campus Service - Aalborg Universitet 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Som statslig institution har vi pligt til at behandle brud og mistanke om brud på persondatasikkerheden. Dette indebærer b.la. at identificere, hvilke personoplysninger der kan være eller er blevet kompromitteret, hvordan et brud kan være eller er sket, og hvilke systemer eller processer der kan være eller er blevet påvirket, samt at underrette Datatilsynet og eventuelt berørte personer, hvor det er nødvendigt afhængigt af risikoen i det konkrete tilfælde.

Vi behandler disse oplysninger om dig

De personoplysninger, som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive behandlet i forbindelse med sagsbehandling af brud på persondatasikkerheden, afhængigt af den konkrete hændelse. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der behandler personoplysningerne.  

Vi har modtaget oplysningerne i forbindelse med anmeldelse af sikkerhedsbruddet. Hvor oplysningerne konkret er modtaget fra, afhænger af typen af sikkerhedsbrud.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og art. 9, stk. 2 litra g, samt art. 33.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med håndtering af sikkerhedshændelser, anvender vi ServiceNow og Workzone.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer sagen med dine personoplysninger, så længe sagen behandles og i 5 år herefter. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

I tilfælde hvor Aalborg Universitet ikke er dataansvarlig i forbindelse med anmeldte brud på persondatasikkerheden videregives alle nødvendige oplysninger, inklusive personoplysninger til den, der er dataansvarlig. Kun oplysninger som er nødvendige for at den dataansvarlige kan håndtere sagen videregives. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med dataanalyse, kan du rette henvendelse her: dpo@aau.dk